Curso Documentos de Gestión Institucional 2025

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TEMARIO Y DOCENTE

Módulo 1: Introducción a la Gestión Documental Institucional

1.1. Conceptos Básicos de Gestión Documental
– Definición y Objetivos: Explicación de la gestión documental como el conjunto de prácticas y tecnologías para la administración eficiente de los documentos y archivos institucionales. Objetivos principales incluyen la organización, conservación y acceso a la información.
– Tipos de Documentos Institucionales: Identificación y clasificación de los documentos utilizados en las instituciones, como informes, actas, memorandos, políticas y procedimientos, y su importancia en el funcionamiento institucional.
– Ciclo de Vida de los Documentos: Estudio de las fases del ciclo de vida de los documentos, desde su creación y uso hasta su archivo y posible eliminación, incluyendo la gestión de versiones y actualizaciones.

1.2. Normativas y Políticas Documentales
– Legislación y Normativas: Revisión de las normativas y leyes relevantes para la gestión documental en el ámbito institucional, incluyendo leyes de acceso a la información, protección de datos y archivos históricos.
– Políticas Institucionales de Gestión Documental: Desarrollo y aplicación de políticas internas para la gestión documental, asegurando la estandarización, el cumplimiento normativo y la protección de la información sensible.
– Aspectos de Cumplimiento y Auditoría: Estrategias para garantizar el cumplimiento de normativas y políticas mediante auditorías regulares, revisiones de cumplimiento y ajustes en las prácticas de gestión documental.

1.3. Tecnologías y Herramientas para la Gestión Documental
– Sistemas de Gestión Documental (SGD): Introducción a los sistemas de gestión documental que permiten la organización, almacenamiento y recuperación de documentos. Características y beneficios de los SGD.
– Digitalización y Archivado Electrónico: Proceso de digitalización de documentos físicos y su integración en sistemas electrónicos de archivo. Ventajas y desafíos del archivado electrónico en comparación con el almacenamiento físico.
– Herramientas de Colaboración y Gestión: Uso de herramientas tecnológicas para la colaboración y gestión de documentos, como plataformas en la nube, software de gestión de proyectos y sistemas de control de versiones.

Módulo 2: Documentación para la Planificación y Gestión Institucional

2.1. Documentación para la Planificación Estratégica
– Planes Estratégicos y Operativos: Creación y gestión de documentos de planificación estratégica, como planes quinquenales y anuales, y su impacto en la toma de decisiones institucionales.
– Informes de Evaluación y Seguimiento: Preparación de informes para la evaluación y seguimiento de los objetivos estratégicos, incluyendo análisis de desempeño y recomendaciones para ajustes.
– Análisis de Datos y Reportes: Métodos para la recopilación, análisis y presentación de datos relevantes para la planificación, incluyendo el uso de indicadores clave de rendimiento (KPI) y análisis de tendencias.

2.2. Documentos de Procedimientos y Políticas
– Procedimientos Operativos: Desarrollo y documentación de procedimientos operativos estandarizados para las distintas áreas de la institución, asegurando la coherencia y eficiencia en las operaciones diarias.
– Políticas Institucionales: Redacción y gestión de políticas internas que regulen aspectos clave como recursos humanos, finanzas, seguridad y salud, y su implementación en la organización.
– Manual de Procedimientos y Políticas: Creación de manuales que recopilen todos los procedimientos y políticas institucionales, garantizando su accesibilidad y actualización.

2.3. Documentación de Gestión Financiera y Administrativa
– Documentación Financiera: Gestión de documentos financieros, incluyendo presupuestos, estados financieros, informes de auditoría y controles internos, asegurando la transparencia y precisión en la administración de recursos.
– Contratos y Acuerdos: Elaboración y archivo de contratos y acuerdos institucionales con proveedores, socios y otras partes interesadas, incluyendo el seguimiento y cumplimiento de los términos.
– Registros Administrativos: Mantenimiento de registros administrativos esenciales, como actas de reuniones, correspondencia institucional y documentación legal, asegurando su correcta gestión y archivo.

Módulo 3: Implementación y Mejora Continua en Gestión Documental

3.1. Implementación de un Sistema de Gestión Documental
– Planificación e Implementación: Estrategias para la planificación e implementación de un sistema de gestión documental en la institución, incluyendo la selección de herramientas, la configuración del sistema y la formación del personal.
– Integración con Otros Sistemas: Métodos para la integración del sistema de gestión documental con otros sistemas institucionales, como los de gestión de recursos humanos, finanzas y proyectos.
– Desafíos y Soluciones: Identificación de posibles desafíos en la implementación del sistema de gestión documental y estrategias para superarlos, incluyendo la resistencia al cambio y problemas técnicos.

3.2. Evaluación y Mejora Continua
– Monitoreo y Evaluación de la Gestión Documental: Técnicas para monitorear y evaluar la efectividad del sistema de gestión documental, utilizando métricas y feedback para identificar áreas de mejora.
– Auditorías Internas y Externas: Procedimientos para realizar auditorías internas y externas de los procesos de gestión documental, asegurando el cumplimiento de normativas y la eficiencia operativa.
– Actualización y Adaptación: Estrategias para mantener el sistema de gestión documental actualizado y adaptado a las nuevas tecnologías, normativas y necesidades institucionales.

3.3. Casos Prácticos y Aplicaciones
– Estudios de Caso: Análisis de casos prácticos de gestión documental en diferentes tipos de instituciones, destacando las mejores prácticas y lecciones aprendidas.
– Proyectos de Gestión Documental: Desarrollo y presentación de proyectos finales que integren todos los aspectos del curso, aplicando los conocimientos a situaciones reales de gestión documental en instituciones.
– Tendencias Futuras: Exploración de las tendencias emergentes en la gestión documental, como el uso de inteligencia artificial, blockchain y nuevas tecnologías de archivo, y su impacto en el futuro de la gestión institucional.

Docentes Altamente Calificados

Nuestro distinguido equipo docente está integrado por reconocidos académicos, profesionales y especialistas, elegidos por sus sólidas habilidades en la enseñanza universitaria, así como por sus cualidades personales y experiencia profesional actualizada. Nos reservamos el derecho de ajustar la composición del equipo docente, ya sea por circunstancias imprevistas o por la disponibilidad de los profesores, asegurando siempre que la calidad del programa no se vea comprometida. Cualquier modificación será comunicada con anticipación a todos los participantes.

CERTIFICACIÓN

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