Sesión 1: Fundamentos de la Gestión Documental y Clasificación de Documentos

• Introducción a la gestión documental:
  • Definición y conceptos clave.
  • Evolución histórica y relevancia en la era digital.
• Marco normativo y regulaciones:
  • Normativas nacionales e internacionales.
  • Cumplimiento legal y responsabilidad.
• Procesos básicos de gestión documental:
  • Creación, captura y recepción de documentos.
  • Clasificación y categorización: sistemas de codificación y etiquetado.
• Tipos de documentos y sus características:
  • Documentos físicos y electrónicos.
  • Documentos de archivo y documentos operativos.
• Importancia de la clasificación y organización:
  • Facilitación de acceso y búsqueda.
  • Optimización de la eficiencia y productividad.
• Prácticas recomendadas y ejemplos de casos exitosos.

Sesión 2: Organización Eficiente de Archivos y Preservación Digital

• Organización de archivos físicos y digitales:
  • Diseño y estructuración de sistemas de archivo.
  • Métodos de ordenación y clasificación.
  • Gestión de espacio y recursos.
• Preservación digital y gestión de documentos electrónicos:
  • Principios de preservación digital.
  • Formatos de archivo y conversión.
  • Metadatos y estándares de calidad.
  • Estrategias para la prevención de la obsolescencia tecnológica.
• Herramientas y tecnologías para la gestión de archivos:
  • Sistemas de gestión de documentos (DMS).
  • Repositorios electrónicos y sistemas de gestión de contenidos (CMS).
  • Herramientas de gestión de registros.
• Seguridad y protección de datos:
  • Políticas de seguridad de la información.
  • Control de acceso y gestión de permisos.
  • Respaldo y recuperación de datos.
• Casos de estudio y demostraciones prácticas.

Sesión 3: Automatización y Mejora Continua en la Gestión Documental

• Automatización de procesos documentales:
  • Conceptos básicos de automatización.
  • Aplicaciones en la gestión documental: captura, indexación, distribución.
  • Herramientas de automatización: OCR, reconocimiento de voz, RPA.
• Mejora continua y optimización de procesos:
  • Evaluación de procesos documentales existentes.
  • Identificación de áreas de mejora y oportunidades de optimización.
  • Implementación de cambios y seguimiento de resultados.
• Auditoría y cumplimiento:
  • Importancia de la auditoría documental.
  • Herramientas y técnicas de auditoría.
  • Cumplimiento normativo y estándares de calidad.
• Tendencias futuras y desafíos:
  • Innovaciones tecnológicas en gestión documental.
  • Desafíos éticos y legales en la era digital.
  • Estrategias para mantenerse actualizado y adaptarse al cambio.
• Sesión interactiva de preguntas y respuestas.